Estamos no início de 2023 e tenho certeza que entre as metas da sua empresa para este ano é aumentar o faturamento. Com certeza, a melhor forma de fazer isso é vendendo seus produtos ou serviços.
A depender do modelo de negócio da sua empresa é bem possível que necessite de um contrato assinado entre sua empresa e o cliente, principalmente se sua empresa atua no setor de prestação de serviços.
No segundo semestre de 2022 recebi muitas demandas de clientes relacionadas a problemas com contratos e percebi alguns erros comuns entre as diversas demandas recebidas.
Os erros mais frequentes que identifiquei foram:
Prestação de serviços sem contrato assinado;
Se impresso, a assinatura não foi reconhecida em cartório na data da assinatura ou o documento não foi registrado no cartório;
Uso de modelo generalista da internet com cláusulas que não condiz com a realidade do que está sendo negociado;
Erros de formatação do documento que dá espaço para fraudes.
A seguir trago explicações sobre cada um destes pontos no detalhe para que compreenda a importância do contrato. tanto para empresas, como para clientes e fornecedores.
Modelos de contratos da internet
Este é um erro clássico e consegue ser a maior causa de problemas contratuais e o principal motivo é que estes modelos raramente acompanham a realidade da empresa e do cliente no momento da negociação.
Cada modelo de negócio é único e possui suas próprias particularidades. Logo, não dá para sair copiando o modelo do coleguinha que vive uma realidade diferente da sua. É a mesma coisa de você querer viver a vida que alguém que você segue no Instagram vive.
Costumo até dizer que, em algumas situações, o modelo de contrato praticado por uma empresa é vivo, pois ele poderá passar por atualizações de acordo com os aprendizados da empresa.
Por razões como esta é que é imprescindível que você ou sua empresa busque auxílio de um(a) Advogado(a) para redigir o contrato. Este profissional é o mais qualificado para transcrever o que foi negociado com a previsão de todos os riscos da negociação.
O que não pode faltar em qualquer contrato:
Qualificação completa das partes inclusive com indicação do regime de bens se as pessoas que assinam forem casadas ou estiverem em união estável.
O que está sendo negociado
Valores e forma de pagamento
Responsabilidades das partes que assinam o contrato
O que acontece em caso de descumprimento do contrato
A cidade onde os problemas referentes ao contrato serão resolvidos judicialmente
Se este contrato for impresso tenha bastante atenção atenção à formatação do documento. Faça o possível para que ele seja impresso frente e verso e que o bloco de assinaturas seja continuação do texto do contrato e não esteja em uma página separada. Evite também deixar espaços muito largos nas entrelinhas e entre os parágrafos. Tomando estas atenções, além de economizar nas folhas evitará que fraudes aconteçam, como por exemplo, a impressão de uma palavra, frase ou cláusula nos espaços em brancos deixados.
Testemunhas
Em tempos de blockchain e outras tecnologias de assinaturas eletrônicas é muito comum surgir a dúvida sobre a exigência ou não de testemunhas em contratos. Em algumas situações elas são dispensadas e noutras elas são muito importantes.
Para fins de execução do contrato no Judiciário a assinatura de duas testemunhas no documento irá ajudar bastante. Mas lembro que há casos e casos.
Se o seu contrato será assinado na versão impressa eu recomendo que haja sim assinatura de duas testemunhas, principalmente se o valor que está sendo negociado for muito alto.
Porém, se o seu contrato for assinado no formato digital, não há necessidade de testemunha, desde que ele seja assinado com certificado digital emitido pelo ICP-Brasil ou em plataformas de assinatura eletrônica que estejam no padrão do ICP-Brasil como a ClickSign, a DocuSign ou o Gov.Br (este último é gratuito para qualquer cidadão).
Tipos válidos de assinatura
Antes de mais nada é importante destacar aqui a diferença entre os tipos de assinatura: eletrônica, digital e digitalizada.
A assinatura eletrônica é aquela que utiliza meios eletrônicos para validação como SMS, token, geolocalização, usuário + senha, código, etc. Bons exemplos que utilizam este tipo de assinatura são as transações por meio do internet banking, operações no portal da Receita Federal e ainda pelo portal Gov.Br que pode ser utilizado por qualquer cidadão que estejam nos níveis prata e ouro (para entender mais sobre os níveis do Gov.Br acesse aqui).
Já a assinatura digital é uma espécie de assinatura eletrônica que utiliza criptografia para para validação da assinatura que só pode ocorrer se chancelado por uma autoridade certificadora que no Brasil é a ICP-Brasil. É o caso dos certificados digitais utilizados por Advogados, Contadores e empresas para assinatura de documentos junto aos órgãos de fiscalização.
A assinatura digitalizada é a assinatura manual que foi digitalizada via scanner para incluir em um documento digital. Como se pode perceber esta é bem fácil de ser utilizada para fraudes em documentos. Muito cuidado com este tipo de assinatura.
Por fim nós temos a assinatura tradicionalmente manual que é utilizada em documentos impressos e validada em cartório via reconhecimento de firma.
Como podem perceber as assinaturas válidas e juridicamente aceitas são a eletrônica, a digital e a manual. A pandemia do COVID-19 ajudou a mostrar o quanto a tecnologia pode ser confiável para relações comerciais. Basta que tudo seja devidamente registrado em meios juridicamente aceitáveis em casos de resolução de conflitos.
Por atuar atendendo todo o território brasileiro eu sempre trabalho com os meus clientes com documentos eletrônicos que ajudam a expandir a minha atuação, minha empresa e o meus clientes economizam papel e estamos sempre juridicamente protegidos.
Eu reconheço que esta parte burocrática pode ser chata, mas é ela quem irá te proteger e proteger sua empresa de maiores problemas jurídicos. Basta pensar no que você considera mais barato: a) pagar um R$ 2.000 - R$ 3.000 num contrato; ou b) ter o custo de enfrentar o Judiciário pagando as taxas do judiciário, seu advogado e, se perder, o advogado e os danos da outra parte.